Rechnungsprofi - Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben

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Rechnungsprofi – Rechnungen erstellen, Rechnungsdaten erfassen, Rechnungen verwalten, Rechnungspositionen bearbeiten, suchen, Rechnungen schreiben

Mit dem Formular Rechnungen können Sie schnell und unkompliziert Rechnungen schreiben.

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Zum Schreiben einer Rechnung gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, Rechnungen suchen oder Rechnungen löschen, so klicken Sie im Hauptmenü die Schaltfläche „Rechnungen“ an. Beim Öffnen des Formulars wird die zuletzt erstellte Rechnung angezeigt.

Nach dem Löschen der Demodaten klicken Sie die Plus-Schaltfläche. Gibt es noch keine Rechnung, so öffnet sich folgender Dialog zur Eingabe Ihrer Startrechnungsnummer:

Vorangestellt ist immer die aktuelle Jahreszahl (automatisch). In das Eingabefeld geben Sie nun Ihre erste Rechnungsnummer als ganze Zahl ein, z.B. 253. Die Rechnungsnummer, die automatisch ermittelt und hoch gezählt wird, beginnt in unserem Beispiel also mit der Nummer: 2009-1269.

Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, gehen Sie bitte folgendermassen vor:

·       Klicken Sie auf die Schaltfläche "Plus" , danach wird automatisch ein neuer Datensatz angelegt.

·     Wählen Sie im Feld „Firma 1“ den entsprechenden Kunden aus. Alle erfassten Kunden stehen Ihnen alphabetisch sortiert zur Auswahl. Noch nicht angelegte Kunden können Sie über den dafür vorgesehenen Button oder durch Bestätigen der Meldung „Bitte erst Kunden in Stammdaten anlegen“ im Formular Kundenstammdaten anlegen

·     Nachdem Sie den entsprechenden Kunden gewählt haben, ergänzt das Programm selbsttätig alle zum Kunden gehörenden Daten aus den Kundenstammdaten. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, auch in die Kundenstammdaten zu wechseln, wenn Sie zum Beispiel einen Kunden neu anlegen möchten, der Ihnen noch nicht zur Auswahl steht. Klicken Sie dazu auf dem Button „Kundendaten“. Es öffnet sich die Eingabemaske für Ihre Kundenstammdaten. Gehen Sie zum Anlegen eines neuen Kunden wie unter „Kundenstammdaten“ vor. Nach dem Schliessen des Kundenformulars steht Ihnen der Kunde mit seinen Daten für die Erstellung der Rechnung zur Verfügung.

·     Die Rechnungsnummer wird ebenfalls automatisch vergeben. Sie ist jeweils die Folgenummer der zuvor erstellten Rechnung. Vorangestellt ist immer das aktuelle Jahr, welches auch beim Jahreswechsel aktualisiert wird.

·     Unter Text 1 und 2 werden automatisch die unter Einstellungen / Optionen / Standardtexte Rechnungen hinterlegten Texte eingetragen. Sie können diese Texte bei jeder Rechnung individuell anpassen.

·     Klicken Sie in das Feld „Leistung / Artikel“ und wählen Sie einen Artikel oder eine Leistung aus, die Sie zuvor unter „Leistungen / Artikel“ angelegt haben. Einheit, Preis und Mehrwertsteuersatz werden automatisch aus den Artikelstammdaten übernommen. Sie können auch Artikel bzw. Leistungen eingeben, die nicht in den Stammdaten hinterlegt sind. In diesem Fall müssen Sie jedoch Einheit, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz manuell eingeben. Weiterhin können Sie an dieser Stelle die bestehenden Artikel, welche Sie aus der Liste ausgewählt haben, um weitere Angaben ergänzen. Durch Betätigen des Buttons „Leistungen / Artikel“ öffnet sich die Eingabemaske für Ihre Leistungs-/ Artikelstammdaten. An dieser Stelle können Sie einen oder mehrere Artikel oder Leistungen eingeben, die Sie in den Stammdaten hinterlegen möchten und anschliessend mit der Bearbeitung Ihrer Rechnung fortfahren ohne dass Sie das Rechnungsformular verlassen müssen.

·     Haben Sie zuvor im Feld Rabatt einen Rabattsatz eingegeben, wird dieser Rabattsatz automatisch für jede Position der Rechnung übernommen. Sie können jedoch im Auswahlfeld „Rabatt“, welches zu den Rechnungspositionen gehört, den Rabattsatz für jede Position individuell ändern. Gleiches gilt, wenn Sie zuvor keinen einheitlichen Rabattsatz festgelegt haben. Sie haben in diesem Fall die Möglichkeit, den Rabattsatz für jede Position einzeln festzulegen.

·     Im Feld Mehrwertsteuer (zu den Rechnungspositionen) wird Ihnen bei aus den Stammdaten übernommenen Artikeln bzw. Leistungen der dort eingegebene Satz angezeigt. Sie können diesen jedoch neu auswählen und ändern. Bei der Eingabe von Artikeln / Leistungen, die zuvor nicht in den Stammdaten angelegt wurden, wird zunächst der Standardmehrwertsteuersatz angezeigt.

·     Über die Betätigung des Scrollbalkens rechts in Formular Angebotspositionen können Sie die Positionen erreichen, die nicht unmittelbar sichtbar sind.

·    Zwischensumme, MwSt. und Gesamtbetrag werden im Hauptformular ständig aktualisiert.

·     Haben Sie versehentlich einen Fehler bei der Auswahl bzw. Eingabe eines Artikels gemacht und Sie möchten einen oder mehrere Artikel in dieser Rechnung löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf die graue Fläche links neben dem Artikelfeld innerhalb der blau umrandeten Fläche. Damit haben Sie den zu löschenden Artikel markiert. Klicken Sie nun auf die Taste "Entfernen" auf Ihrer Tastatur. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit "ja", wenn Sie den Datensatz tatsächlich löschen möchten. Klicken Sie auf "nein" wenn Sie den Artikel bzw. die Leistung nicht löschen wollen.

·     Fälligkeit und Zahlungsart werden aus den in den Kundenstammdaten hinterlegten

  Informationen übernommen, können jedoch auf Wunsch bei einer Abweichung flexibel

verändert werden.

·     Weiterhin können Sie nun durch Klicken auswählen, ob die Rechnung eine Unterschrift erhalten soll.

·     Wurde die Rechnung bereits bar bezahlt, markieren Sie das entsprechende Kästchen. In diesem Fall ersparen Sie sich das Erfassen des entsprechenden Zahlungseinganges.

·     Im Feld „Interne Bemerkungen“ können Sie Informationen Ihres Bedarfs zur entsprechenden Rechnung hinterlegen.

·     Über den Button "Drucken"  können Sie die Rechnung vor dem Ausdruck in der Druckansicht nochmals überprüfen und anschliessend ausdrucken.

·     Eine Rechnung kann auch wie folgt direkt „als bezahlt gebucht“ werden:

Um Zahlungseingänge für Ihre Ausgangsrechnungen zu registrieren, klicken Sie bitte den Button „als bezahlt buchen“ oben im Formular. Es öffnet sich das o.a. Formular. Sie sehen die aktuelle Rechnung, für die ein Zahlungseingang erfasst werden soll.

Sie haben nun zwei Optionen:

o         Den Gesamtbetrag der Rechnung in einem Betrag buchen

o         Teilbeträge der Rechnung buchen

Bei Buchung des Gesamtbetrages klicken Sie den Button „Alles buchen“. Es wird das aktuelle Datum als Buchungsdatum eingesetzt (überschreibbar) und der offene Betrag auf „0“ gesetzt.

Bei Buchung eines Teilbetrages klicken Sie „Teilbetrag buchen“ - das folgende Formular öffnet sich:

Tragen Sie in das Zahldatum das Buchungsdatum der Teilzahlung ein. Tragen Sie den Teilzahlbetrag ein. Die Software aktualisiert den offenen Betrag. Bei mehreren Teilzahlungen gehen Sie analog vor. Die Summe der Zahlbeträge sowie des noch offenen Betrages wird automatisch aktualisiert und mitgeführt.

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Letzte Aktualisierung: 31.08.10

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